Wo sind meine Azubis?

Wo sind meine Azubis?
02 Jun 2015

Wo sind meine Azubis?

In Ausbildungsunternehmen, die mehrere Auszubildende oder Studenten und verschiedene Berufe ausbilden, ist das Thema „Versetzungsstationen“ und somit der Versetzungsplan relevant. Ausbilder müssen dafür sorgen, dass alle relevanten Ausbildungsinhalte, die der Rahmenlehrplan vorgibt, entsprechend der zeitlichen Gliederung vermittelt werden.

In einigen Projekten, die wir von Smadias – Deutsche Ausbilderakademie begleitet haben, konnten wir feststellen, dass die Versetzungsplanungen oft manuell und teilweise hemdsärmelig erstellt und umgesetzt werden. Selbstverständlich gibt es seit einigen Jahren entsprechende Software, die den Planungsprozess unterstützt- aber die meisten Unternehmen sind nicht 100%-ig damit zufrieden. Zu viele individuelle Vorlieben, sowohl der Fachabteilungen- als auch von der Seite der Azubis und Studenten lassen solche Tools oft an die Grenzen kommen. Zudem erstellen die Ausbilder den Versetzungsplan in der Regel 1 – 2 Mal pro Jahr und der „Einarbeitungsaufwand“ ist jedes mal wieder sehr hoch.

Folgende Punkte werden von den Ausbildern im Zusammenhang mit dem Versetzungsplan oft genannt und sollten berücksichtigt werden:

  • Der Ausbildungsberuf bzw. Studiengang und die entsprechende Dauer oder
  • Ausbildungsjahre müssen an die Rahmenlehrpläne angepasst werden.
  • Die Einsatzdauer in den Fachabteilungen sollte berücksichtigt werden.
  • Die Mindestlänge eines Einsatzes der Azubis in der Fachabteilung ist wichtig.
  • Urlaubszeiten der Fachabteilung und der Azubis müssen hinterlegt werden.
  • Überschneidungen mit anderen Azubis kann von Fachabteilungen gewünscht werden.
  • Der Versetzungsplan sollte online für alle Beteiligen verfügbar sein.
  • Hinterlegung der Schulzeiten und Blockunterrichtszeiten.
  • Eine grafische Darstellung aller zur Verfügung stehenden Kapazitäten ist wünschenswert.
  • Die Wirtschaftlichkeit eines Einsatzes von Azubis und Studenten muss Berücksichtigung finden (ab wann lohnt sich der Einsatz eines Azubis in der Fachabteilung).

Ebenso ist eine sehr enge Abstimmung mit den Fachabteilungen sehr wichtig. Von der Fachabteilung kommt die Information, wann ein Einsatz eines Auszubildenden realisierbar und gewünscht ist und welche vorgelagerte Ausbildungsstation der Azubi absolviert haben sollte, da auf dem vorhandenem Wissen aufgebaut werden soll.

Eine Beschreibung einer jeden Fachabteilung bzw. Versetzungsstation könnte z.B. folgende Informationen enthalten:

Abteilung:                                     E-QSIT – SAP Basisadministration

Ausgebildeter Beruf:                        Informatikkaufmann

Ansprechpartner:                             Natascha Westermann

Einsatzdauer:                                    6 Wochen bis 4 Monate

Zu vermittelndes Wissen:               Basisfunktionalität SAP, Rollen, Rechte, Nutzer

Optional:                                           Besuch der Datensicherung, Teilnahme an Schulungen

Besonderheiten:                               Gesonderte Datenschutzrichtlinie muss unterschrieben werden

Lernerfolgskontrolle:                       Ein schriftlicher IT-gestützter Test nach dem Einsatz

Vorgelagerte Abteilungen:              HelpDesk, Rechenzentrum, Client Administration

 

Dass solch ein Vorgehen relativ viel Arbeit bedeutet wenn man es für jede Versetzungsstation erstellt, ist nachvollziehbar- trägt aber maßgeblich dazu bei, dass die Grundlage für eine hohe Qualität in den Fachabteilungen gelegt wird. Die bekannten Anbieter von Versetzungsplansoftware (Beracom mit VPlan, Nevion mit dem Ausbildungsplaner, Datev mit Compfort Plus, Ausbilden mit System – der Azubi Planer) berücksichtigen noch nicht alle die o.g. Punkte- entwickeln sich jedoch stetig weiter. Ein weiterer Punkt der im Zusammenhang mit der Versetzungsstation oder Fachabteilung steht ist das Thema Beurteilung des Azubis nach dem Einsatz. Die Beurteilung von fachlichem Wissen und persönlichen Verhalten ist mit einer der Aufgaben der Fachabteilung und des entsprechenden Ausbildungsbeauftragten.

 

Die Ergebnisse des Beurteilungsgesprächs bzw. Fördergesprächs können in einem Versetzungsplantool hinterlegt werden, damit der zuständige Ausbilder eine Art „Cockpit“ erhält, in dem er jederzeit sehen kann, wo die Stärken und Schwächen des Azubis liegen- sowohl fachlich als auch persönlich und welcher nachfolgende Abteilungseinsatz sich daraus ableiten lässt. Der Weg zu individuellen Lernpfaden und somit eine richtige Personalentwicklung wird dadurch möglich, transparent und nachvollziehbar. Die meisten Werkzeuge im Kontext des Versetzungsplans sind darauf noch nicht ausgerichtet und diese Anforderung erhöht die Komplexität weiter.

Aus Sicht von Smadias – Deutsche Ausbilderakademie sind die zwei Anbieter „ Ausbilden mit System und Beracom“ die derzeit beste Wahl, wenn es um Versetzungsplansoftware geht. Beide Anbieter bieten gute und durchdachte Lösungen an und sind auch immer daran interessiert, das eigene Produkt stetig zu verbessern und zu optimieren.

Aktualisierung:
Ein guter Hinweis kam heute  (2.Juni 2015) noch von einem Leser. Das Tool ‚e-bizA‘ vom Unternehmen BILTECH schein auch eine gute Empfehlung zu sein!

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